HUISHOUDELIJK REGLEMENT
DEFINITIES
Artikel 1
Wanneer in dit Reglement de termen worden gebruikt als: "het lid" en "de leden” dan worden daaronder verstaan: de ere- en gewone leden.
HET LIDMAATSCHAP
Artikel 2
Het lidmaatschap treedt in werking zodra het aspirant-lid zijn persoonlijke gegevens (naam, adres en email) heeft opgegeven en zijn contributie heeft betaald. Hierna ontvangt de betrokkene van de secretaris een welkomstbrief. In de brief wordt ondermeer verwezen naar de website van de Vereniging, waarop het nieuwe lid kennis kan nemen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Indien het nieuwe lid niet over een computer beschikt, zal de secretaris ervoor zorg dragen dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement in diens bezit komen.
INTRODUCÉES
Artikel 3
Familieleden, vrienden of kennissen van leden kunnen als introducé(e) de door de Vereniging georganiseerde activiteiten bijwonen. Indien het activiteiten betreft die geheel of ten dele door de Vereniging worden bekostigd, dienen zij de bijdrage te betalen die in de betreffende convocatie wordt vermeld.
Het bestuur is gerechtigd om personen te introduceren, die in de doelstellingen en activiteiten van de Vereniging zijn geïnteresseerd.
WEIGERING, ROYEMENT en AFVOERING van het LIDMAATSCHAP
Artikel 4
Indien het bestuur een lidmaatschap aan een aspirant-lid weigert, kan de betrokkene binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit van het bestuur, in beroep gaan bij een ledenvergadering. Het beroep wordt ingesteld bij aangetekend schrijven, geadresseerd aan de secretaris van de Vereniging.
In de eerstvolgende ledenvergadering zal, na kennisneming van de motivering van het bestuur tot weigering en van het ingestelde beroep, de vergadering ter zake een beslissing nemen. Deze beslissing wordt ter kennis gebracht van de betrokkene.
Artikel 5
Het bestuur kan, in het belang van de Vereniging, aan de algemene ledenvergadering voorstellen om een lid het lidmaatschap te ontnemen. Een dergelijk voorstel is met redenen omkleed en de betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld, zowel schriftelijk vóór de algemene ledenvergadering als mondeling tijdens de algemene ledenvergadering, daartegen verweer te voeren.
Ook in dit geval neemt de algemene ledenvergadering een besluit over de kwestie.
CONTRIBUTIES
Artikel 6
De contributie over het lopende verenigingsjaar moet zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zestig dagen ná de algemene ledenvergadering, worden voldaan. Het bestuur is gerechtígd aan leden onder bepaalde omstandigheden een contributievermindering toe te staan.
Een lid, dat de lidmaatschapsbijdragen gedurende 9 maanden niet heeft betaald en hieraan tenminste eenmaal schriftelijk is herinnerd, kan door het bestuur van het lidmaatschap vervallen worden verklaard.
BENOEMING van ERELEDEN
Artikel 7
Ereleden worden door een algemene ledenvergadering benoemd op voorstel van het bestuur, met een meerderheid van ten minste drievierde van de uitgebrachte geldige stemmen.
Leden kunnen uitsluitend schriftelijk de benoeming van een erelid aan het bestuur voorstellen.
Uitgangspunten:
Een erelidmaatschap is iets zeer bijzonders; ereleden worden bij zeer hoge uitzondering benoemd. Bestuursleden komen niet in aanmerking voor een erelidmaatschap. Zij zijn gekozen en doen hun werk. Ereleden betalen geen contributie.
Criteria erelidmaatschap:
- De inzet die door het betreffende lid voor de vereniging is gedaan steekt ver uit boven wat van leden verwacht mag worden.
- De bijdrage moet belangeloos zijn.
- De betrokkene moet altijd zeer loyaal en positief tegenover de vereniging en haar bestuursleden zijn geweest en een constructieve houding hebben getoond.
- Een erelidmaatschap is alleen geldig bij leven.
- Ereleden moeten binnen de Club met grote verantwoordelijkheden belast zijn (geweest.)
- De inzet moet feitelijk bovenmatig (geweest) zijn, gemeten naar tijdsduur en/of verantwoordelijkheid, dit ter beoordeling van het bestuur.
Procedure
1. Een voordracht moet schriftelijk bij het bestuur worden ingediend en kan door elk lid van de vereniging worden gedaan. De voordracht moet voorzien zijn van duidelijke en objectieve argumenten en is ondertekend door minimaal vijf leden.
2. Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat aan de criteria voldoet, tevens wordt nagegaan of er anderszins ook geen bezwaren bestaan tegen het voorstel.
3. Indien het bestuur akkoord gaat met de voordracht wordt dit vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering en brengt het voorstel in in de eerstvolgende ALV. De ALV besluit.
4. De onderscheiding wordt door het bestuur tijdens de eerst volgende bijeenkomst OPENING CLUBSEIZOEN of ALV uitgereikt.
5. Indien het bestuur het voorstel afwijst wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen voor de afwijzing.
PRIVACY PERSOONSGEGEVENS
Artikel 8
De door het lid afgegeven persoonsgegevens worden alleen gebruikt binnen de vereniging Holland Club El Teide en louter voor het doel waarvoor zij zijn afgegeven:
derhalve voor het doel dat Holland Club El Teide nastreeft.
Rechten van betrokkene
- Ieder lid van de vereniging heeft
- Het recht op inzage in en afschrift van persoonsgegevens betreffende dat lid;
- het recht op correctie van persoonsgegevens.
Plichten van de betrokkene
- Bij aanmelding van het lidmaatschap geeft het lid, tenzij anders aangegeven, automatisch toestemming tot publicatie van beeldmateriaal betreffende dat lid, in de door de vereniging gebruikte sociale media (met name de Facebook-pagina,website van de vereniging) en de Nieuwsbrieven en –flitsen;
- de leden van de vereniging gaan akkoord met een uiting in de Nieuwsbrief en website van sponsoren en banner-abonnees;
- de persoonsgegevens van leden zoals opgenomen in de ledenadministratie of het smoelenboek worden niet ter beschikking gesteld aan derden en/of commerciële partijen, tenzij daar uitdrukkelijke toestemming voor is gegeven door het betreffende lid;
- de persoonsgegevens van de leden zoals opgenomen in het smoelenboek dienen voor het vergemakkelijken van onderling individueel contact tussen de leden van de vereniging. Het gebruiken van de persoonsgegevens om aan leden mailings te verzenden, is niet toegestaan;
- de persoonsgegeven en de Facebook-pagina van de vereniging mogen niet worden gebruikt voor het verspreiden van racistische, xenofobe, religieuze, beledigende, truth bias (fake news) of politieke boodschappen.
- de door een lid afgegeven persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor commerciële doeleinden tenzij daarvoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven door het betreffende lid.
ADRESVERANDERINGEN
Artikel 9
Leden dienen hun adresveranderingen (ook tijdelijke) en verandering van hun telefoonnummers en emailadres ten spoedigste aan de secretaris te berichten.
AFDELINGEN
Artikel 10
a. Afdelingen kunnen worden gevormd, indien ten minste vijftien gewone leden zulks wensen. Een afdeling zal de naam voeren van: Nederlandse Vereniging HOLLAND CLUB EL TEIDE, afdeling ... (volgt vermelding van regio of eiland). Een verzoek tot oprichting van een afdeling dient te worden gezonden aan het bestuur der Vereniging onder overlegging van een conceptreglement, opgemaakt door de initiatiefnemers, samen met een lijst van de tot de Vereniging behorende leden, die tot de afdeling wensen toe te treden.
Indien bedoeld conceptreglement, eventueel na daarin aangebrachte wijzigingen en/of toevoegingen, door het bestuur der Vereniging is goedgekeurd, wordt de afdeling geacht te zijn opgericht.
Een afdeling zal, zodra die is opgericht, uit haar gewone leden een bestuur vormen van ten minste twee personen en hun functies aan het bestuur der Vereniging doorgeven.
b. De afdelingen informeren het bestuur over hun interne regelgeving, die geen bepalingen mag bevatten die in strijd zijn met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging en die vóór het in werking treden door het bestuur van de Vereniging moeten zijn goedgekeurd.
c. Zij doen jaarlijks in een bijeenkomst en in de Nieuwsbrief verslag van hun activiteiten aan de leden van de Vereniging.
d. Aan de activiteiten van de afdelingen kan door niet-leden worden deelgenomen, waarbij het uitgangspunt is dat zij per keer een grotere financiële bijdrage leveren dan de leden.
e. De afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor hun financiële huishouding. Jaarlijks worden door een tweetal leden die deelnemen aan de activiteiten van de afdeling, dan wel door de penningmeester van de afdeling gecontroleerd.
BESTUUR
Artikel 11
Bestuursleden treden af volgens een rooster dat door het bestuur wordt bijgehouden. Daarbij zal een gelijktijdig aftreden van voorzitter en vice-voorzitter, respectievelijk van voorzitter en secretaris, zo mogelijk worden vermeden. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 12
De algemene ledenvergadering is tevens de jaarvergadering en wordt vóór 15 maart van elk jaar gehouden. Tenminste dertig dagen van te voren zendt het bestuur de agenda van deze vergadering aan de leden. Het finacieel verslag over
het laatste verenigingsjaar en de begroting voor het volgende verenigingsjaar zijn op op de algemene ledenvergadering voor de leden beschikbaar.
Het financieel verslag is vooraf gecontroleerd door de leden van de kascommissie.
De algemene ledenvergadering keurt op basis van het advies van de kascommissie het financieel jaarverslag goed en verleent het bestuur decharge voor het financiële beleid.
Artikel 13
Een lid kan door ten hoogste vier andere leden gemachtigd worden namens hen tijdens de algemene ledenvergadering op te treden.
Artikel 14
Het mondeling stemmen geschiedt bij handopsteken. Indien naar het oordeel van de voorzitter de uitslag hiervan onduidelijk is, zal schriftelijk worden gestemd.
KASCOMMISSIE
Artikel 15
De kascommissie heeft tot taak:
a. het toezicht houden op het financieel beheer der Vereniging in de ruimste zin;
b. zich te overtuigen van de aanwezigheid der geldswaardige papieren en kasmiddelen met de bijbehorende bescheiden;
c. Het controleren van het door de penningmeester opgestelde financieel jaarverslag over het laatste verenigingsjaar.
De commissie heeft, op een wijze zoals zij dat wenselijk acht, het recht zich op de hoogte te stellen en gegevens te verzamelen voor de samenstelling van haar verslag dat, in verband met de datum van de ledenvergadering, tijdig aan de secretaris van de vereniging moet worden aangeboden in verband met de besluitvorming over de decharge aan de algemene ledenvergadering.
Artikel 16
In de jaarvergadering wordt de kascommissie voor het lopende verenigingsjaar gekozen.
De kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid, die gekozen worden uit de leden van de vereniging, die geen bestuurslid zijn. Jaarlijks treedt een der leden van de kascommissie af en neemt het reservelid diens plaats in.
BUITENGEWONE LEDENVERGADERINGEN
Artikel 17
Het bestuur bepaalt het houden van buitengewone ledenvergaderingen:
a. zo vaak het bestuur dat nodig oordeelt.
b. op verzoek van tenminste 25 leden, welk verzoek per aangetekend schrijven bij het bestuur moet worden ingediend en de opgave moet bevatten van het te behandelen onderwerp, c.q. onderwerpen. Het bestuur zal binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek hieraan gevolg geven, overeenkomstig de regels in het Huishoudelijk Reglement.
Indien het bestuur in gebreke blijft aan het hiervoor bepaalde te voldoen, kan de buitengewone ledenvergadering worden bijeengeroepen door de verzoekers op de bepaalde wijze.
Artikel 18
In de convocatie van een door het bestuur te beleggen buitengewone ledenvergadering moeten de redenen van de buitengewone ledenvergadering en de te behandelen onderwerpen worden vermeld.
Bij de kandidaatstelling voor bestuursvacatures dient - mits de beschikbare tijd dit toelaat - de procedure, zoals omschreven in artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement, te worden gevolgd. Wanneer het een buitengewone ledenvergadering betreft, als bedoeld in de laatste zin van artikel 16 van het Huishoudelijk Reglement onder b, zullen de verzoekers, indien op de dertigste dag nog geen convocatie is ontvangen, tot het bijeenroepen van een buitengewone ledenvergadering kunnen overgaan. Zij zullen de secretaris per aangetekend schrijven hun beslissing berichten.
De initiatiefnemers zullen in de convocatie, die aan de hierboven gestelde eisen moet voldoen, tevens de eventueel door hen te stellen kandidaten voor het vervullen van bestuursfuncties vermelden.
De notulen van een dergelijke vergadering zullen binnen veertien dagen aangetekend worden toegezonden aan de secretaris, die de toezending aan de leden verzorgt.
Bij de notulen zullen worden overgelegd:
a. de presentielijst;
b. de genomen besluiten;
c. een gespecificeerd verslag van de gehouden stemmingen.
De door de initiatiefnemers gemaakte kosten komen voor rekening van de Vereniging , onder overlegging van kwitanties.
SCHRIFTELIJKE STEMMINGEN
Artikel 19
Stemgerechtigde leden die verhinderd zijn een algemene of buitengewone ledenvergadering bij te wonen, kunnen hun stem inzake de ter vergadering in stemming te brengen personen of zaken schriftelijk, al dan niet vergezeld van een toelichting, in een gesloten envelop ter kennis van de vergadering brengen. De envelop, voorzien van het opschrift "schriftelijke stem" moet aan de secretaris worden gezonden of overhandigd en vóór het begin van de vergadering door hem zijn ontvangen.
NOTULEN
Artikel 20
De notulen van een ledenvergadering worden tezamen met de convocatie voor de eerstvolgende ledenvergadering aan de leden toegezonden. Op de eerstvolgende vergadering kunnen op voorstel van stemgerechtigde leden, zo nodig na stemming
hierover, wijzigingen in en/of aanvullingen op de notulen worden aangebracht. Vervolgens worden de notulen door handtekeningen van voorzitter en secretaris gearresteerd. De betreffende wijzigingen en/of aanvullingen worden in de notulen van de eerstvolgende ledenvergadering gememoreerd.
OVERIGE BIJEENKOMSTEN en EVENEMENTEN
Artikel 21
Bij voldoende belangstelling kunnen door het bestuur, al of niet met medewerking van leden of niet- leden, sportieve of recreatieve evenementen worden georganiseerd, zoals: wandeltochten, oriëntatieritten, excursies en dergelijke, al dan niet gecombineerd met gezamenlijke maaltijden of barbecueparty’s. Nadat een evenement de goedkeuring van het bestuur heeft gekregen en organisatie en financiën in overleg met het bestuur zijn geregeld, draagt de vereniging de uiteindelijke verantwoordelijkheid hiervoor.
LEDENLIJST
Artikel 22
Een ledenlijst met vermelding van volledige adressen en telefoonnummers wordt eenmaal per jaar aan de leden verstrekt.
NIEUWSBRIEF
Artikel 23
Leden en bestuur communiceren over en weer mede op basis van een Nieuwsbrief. De Nieuwsbrief verschijnt tenminste 6 maal per jaar. De secretaris draagt zorg voor de aanmaak en verzending van de Nieuwsbrieven; het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud ervan.
SLOTBEPALING
Artikel 24
Dit Huishoudelijk Reglement werd in zijn huidige vorm goedgekeurd door de algemene ledenvergadering van 25 februari 2012.
Het Huishoudelijk Reglement behoeft niet de goedkeuring van de Spaanse autoriteiten.
Vastgesteld bij ALV 25-01-2020